Personvernerklæring for Rov AS

Hvem er ansvarlig

Rov AS (org.nr. 898 871 592), Knappevegen 2, 5337 Rong, er behandlingsansvarlig. Henvendelser om personvern: post@rovas.no.

Funbit AS (org.nr. 913 225 139), Strandgaten 11, 5013 Bergen, har utviklet og drifter nettstedet, ansattsidene og ordresystemet, og er databehandler. Funbit behandler opplysninger bare på oppdrag fra Rov AS.

Erklæringen gjelder også Google-innloggingen på rovas.no/a/ («Rov AS – ansattsider»).

Informasjonskapsler

Vi ber om samtykke før vi setter informasjonskapsler til statistikk og markedsføring. Du velger selv i samtykkevinduet, og kan når som helst endre valget ditt der. Nødvendige kapsler for at nettstedet skal virke, settes uansett.

Den fullstendige listen over hvilke kapsler som brukes, hvem som setter dem og hvor lenge de varer, finner du i samtykkevinduet under «Informasjonskapsler».

Når du bruker kontaktskjemaet

Vi behandler navn, e-postadresse og telefonnummer – alle påkrevd, ellers kan vi ikke svare – og meldingen din. Henvendelsen lagres i databasen vår i Frankfurt og sendes på e-post til Rov AS og til Funbit som databehandler. Du får en kvittering.

Skjemaet er beskyttet med Google reCAPTCHA, som vurderer om du er en robot. Blir du avvist, kan du ringe eller sende e-post i stedet, så behandler vi henvendelsen manuelt. Det er den eneste automatiske vurderingen på nettstedet, og den vurderer ikke deg som person.

Hvis du er kontaktperson hos en kunde

Vi har navn, e-postadresse, telefonnummer og hvilken kunde du hører til, slik at vi kan gjennomføre oppdraget og nå rett person. Fritekstfeltene på et oppdrag kan også nevne deg ved navn.

Opplysningene har du som regel ikke gitt oss selv. De kommer fra kundelisten i regnskapssystemet vårt (PowerOffice) og fra oppdragene vi registrerer. Ingenting sendes tilbake til PowerOffice.

De ligger i databasen vår i Frankfurt og i Rov AS' Google Workspace, der oppdragene registreres og automatikken oppretter mapper, dokumenter og en oppføring i produksjonsplanen. Navnet ditt kan derfor stå både i et regneark og i et dokument. Tilgang har ansatte i Rov AS som jobber med salg og prosjekt, og systemadministratorer hos Funbit.

Hvis du er ansatt og logger inn på rovas.no/a/

Ansattsidene er bare for ansatte i Rov AS (@rovas.no) og Funbit (@funbit.no). Det finnes ingen brukernavn og passord – innlogging skjer med Google-kontoen din.

Vi ber Google om tre ting, og ikke mer: openid, userinfo.email og userinfo.profile. Vi har ingen tilgang til din Gmail, din Drive, din kalender eller andre Google-tjenester.

Vi lagrer Google-konto-ID-en din, e-postadressen, navnet ditt, adressen til profilbildet og tidspunkt for innlogging. Vi lagrer ikke tilgangstokener, og kan derfor ikke gjøre noe med Google-kontoen din utover innloggingen.

Vi bruker det til å opprette brukeren din første gang du logger inn, avgjøre om du slipper inn og hvilke grupper du havner i, og vise navnet ditt der du har registrert eller meldt noe.

Vi gjør ikke dette: vi selger ikke opplysningene, gir dem ikke til datameglere, bruker dem ikke til markedsføring eller annonsering, ikke til kredittvurdering, og ikke til å trene modeller for kunstig intelligens. Vi deler dem ikke med andre enn databehandlerne som drifter løsningen.

Registrerer du et oppdrag, følger e-postadressen din med til regnearket, så det er sporbart hvem som registrerte hva. Vi fører også en logg over hva som ble sendt, for å kunne finne ut hva som skjedde når noe går galt.

Avvik

Melder du et avvik, lagrer vi beskrivelse, tiltak, status, hvem som meldte det og hvem som følger det opp. Fritekstfeltene kan inneholde navn på kolleger, og ved personskade helseopplysninger – en særlig kategori etter personvernforordningen artikkel 9. Grunnlaget er arbeidsrettslige forpliktelser (artikkel 9 nr. 2 bokstav b).

Alle med tilgang til ansattsidene kan i dag lese alle avvik, med full tekst. Inntil dette er strammet inn, ber vi om at helseopplysninger ikke skrives i fritekst – skriv heller «personskade, se egen skademelding».

Behandlingsgrunnlag

• Svare på henvendelser og hindre søppelpost — berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f)
• Kontaktopplysninger til kundekontakter — berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f)
• Gjennomføre og dokumentere oppdrag — avtalen med kunden (art. 6 nr. 1 b)
• Oppbevare regnskapsmateriale — rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 c), bokføringsloven § 13
• Tilgang til ansattsidene — arbeidsavtalen for Rov AS-ansatte (art. 6 nr. 1 b); for Funbit-ansatte berettiget interesse i drift og support (art. 6 nr. 1 f), regulert i databehandleravtalen
• Avviksbehandling og internkontroll — rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 c); helseopplysninger art. 9 nr. 2 b
• Sporbarhet, drift og sikkerhet — berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f)
• Statistikk og markedsføring — samtykke (art. 6 nr. 1 a), som du gir eller avslår i samtykkevinduet

For ansatte bruker vi bevisst ikke samtykke som grunnlag: i et ansettelsesforhold er et samtykke sjelden fritt.

Hvem vi deler med

Vi selger ikke personopplysninger og deler dem ikke til markedsføring hos andre. Disse behandler opplysninger på vår regning: Funbit AS (utvikling og drift), Amazon Web Services (database, filer og drift i Frankfurt, utgående e-post i Irland), Google (innlogging, Google Workspace, reCAPTCHA, skrifter, kart og YouTube), Botpress (chatten), Vimeo og jsDelivr. Har du samtykket til statistikk og markedsføring, behandler også de leverandørene som står i samtykkevinduet opplysninger om besøket ditt.

Databasen, filene og driften ligger i EU/EØS. Enkelte leverandører kan behandle opplysninger utenfor EØS, blant annet i USA. Grunnlaget er EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser og EU–US Data Privacy Framework. Du kan få kopi av garantiene ved å kontakte oss.

Hvor lenge vi lagrer

Vi skal være ærlige: løsningen har i dag ingen automatiske sletterutiner. Inntil de er på plass gjelder dette:

• Vi rydder på forespørsel – manuelt, der vi har opplysningene, og vi bekrefter tilbake. Tekniske driftslogger og sikkerhetskopier kan vi ikke redigere enkeltvis; sikkerhetskopier faller bort etter sju dager.
• Regnskapsmateriale oppbevares i minst fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13).
• Avvik oppbevares.
• Brukerkontoer deaktiveres når ansatte slutter, og slettes på forespørsel.
• Prosjektarkivet i Google Drive er ment som permanent arkiv.

Sikkerhet

Databasen står i et lukket nettverk og er ikke tilgjengelig fra internett. All trafikk går kryptert. Nøkler og hemmeligheter ligger kryptert i AWS Parameter Store. Ansattsidene er stengt for alle andre enn @rovas.no- og @funbit.no-kontoer, og tilgang gis etter rolle.

To forbehold du bør kjenne: opplastede filer er tilgjengelige for alle som kjenner nettadressen, og alle med tilgang til ansattsidene kan lese alle avvik.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i opplysningene vi har om deg, til å få dem rettet eller slettet, til å kreve at behandlingen begrenses, til å få dem overført, til å protestere mot behandling vi bygger på berettiget interesse, og til å trekke tilbake samtykke du har gitt.

Send en e-post til post@rovas.no og skriv hva du ber om. Vi svarer så raskt vi kan, og senest innen én måned. Vi gjør dette manuelt og må lete flere steder, så det tar litt tid – men vi gjør det.

Er du ikke fornøyd, kan du klage til Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo · postkasse@datatilsynet.no · datatilsynet.no. Vi setter pris på å høre det fra deg først.

Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når løsningen endrer seg, og varsler ansatte på ansattsidene hvis vi endrer hvordan vi bruker opplysninger fra Google-innloggingen.

Sist oppdatert: 28. september 2026.